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Einzureichende Belege für Personalmutationen

Anmeldung

Für eine Änderung im Handelsregister benötigen wir immer eine Anmeldung Art. 16 HRegV an das Handelsregisteramt mit einer Auflistung sämtlicher einzutragenden Änderungen.

Diese Anmeldung muss durch zwei Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern oder von einer Geschäftsführerin bzw. einem Geschäftsführer mit Einzelunterschrift unterzeichnet werden Art. 17 HRegV.

Belege

Sämtliche Belege müssen der Anmeldung gemäss Art. 20 HRegV immer im Original oder in notariell beglaubigter Kopie beigelegt werden.

Belege, die eingereicht werden sind öffentlich. Wer Belege einreicht, sollte sich demzufolge dieser Öffentlichkeit bewusst sein. Wir empfehlen Ihnen, nur Belege einzureichen, die den für die Eintragung erforderlichen Inhalt aufweisen.

Welche Belege müssen eingereicht werden:

A) Neuwahl von Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern mit Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Gesellschafterversammlung, aus welchem die Wahl als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer hervorgeht.
  • Protokoll der Geschäftsführungssitzung, aus welchem die Art der Zeichnung (z.B. Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift zu zweien) hervorgeht.
  • Beglaubigung der Unterschrift; notariell beglaubigt oder Zeichnung am Schalter des Handelsregisteramtes des Kantons Bern

B) Neuwahl von Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern ohne Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Gesellschafterversammlung, aus welchem die Wahl als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer hervorgeht.
  • Wahlannahmeerklärung, wenn diese nicht aus dem Protokoll der Gesellschafterversammlung hervorgeht.
  • Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Pass, ID oder ausländischer Pass, ausländischer Personalausweis)

C) Abwahl, Rücktritt oder Tod von Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern

Eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer kann einerseits von der Gesellschafterversammlung jederzeit abgewählt werden. Andererseits kann eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft den Rücktritt erklären.

1. Abwahl durch die Gesellschafterversammlung:

  • Protokoll der Gesellschafterversammlung, aus welchem die Abwahl der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers hervorgeht.

2. Rücktritt:

  • Protokoll der Gesellschafterversammlung, in welchem der Rücktritt der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers festgestellt wird.
  • oder Rücktrittsschreiben der zurückgetretenen Geschäftsführerin oder des zurückgetretenen Geschäftsführers, welches an die Gesellschaft gerichtet ist.
  • oder Mitunterzeichnung der Anmeldung.

3. Tod:

  • Lediglich eine Anmeldung mit Erklärung des Ausscheidungsgrundes (infolge Todes).

D) Wechsel von Gesellschafterinnen oder Gesellschafter

Bitte wenden Sie sich an uns oder an Ihre Notarin oder Ihren Notar.

E) Änderung des persönlichen Wohnsitzes, des Heimatortes oder des Namens

  • Lediglich eine Anmeldung, unterschrieben von zwei Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern oder einer Geschäftsführerin bzw. einem Geschäftsführer mit Einzelunterschrift. Es genügt auch die alleinige Unterzeichnung der Anmeldung durch die betroffene Person.
  • Bei Namensänderung muss die Unterschrift neu beglaubigt werden.
  • Heimatortsänderungen oder der Wechsel der Staatsangehörigkeit sind zu belegen (amtliche Dokumente, notarielle Feststellung).

F) Wahl von Direktoren, Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

  • Protokoll der Geschäftsführungssitzung, an welcher die entsprechenden Personen ernannt und ihnen die Funktionen und Unterschriftsberechtigungen zugewiesen wurden.
  • Beglaubigung der Unterschrift: Jede neu gewählte Person, welche zeichnungsberechtigt ist und deren Unterschrift noch nicht für die entsprechende Rechtseinheit beim Handelsregisteramt des Kantons Bern gezeichnet ist, muss eine Unterschriftsbeglaubigung einreichen.

G) Löschung von Direktoren, Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

H) Eintrag oder Wechsel der Revisionsstelle

  • Protokoll der Gesellschafterversammlung, aus welchem die Wahl der Revisionsstelle hervorgeht.
  • Wahlannahmeerklärung der neuen Revisionsstelle oder direkte Wahlannahmeerklärung im Gesellschafterprotokoll.

I) Firmaänderung oder Sitzverlegung der Revisionsstelle

J) Behördliche Umadressierung

  • Ändert sich die Domiziladresse der Gesellschaft durch eine behördliche Umadressierung der Gemeinde, braucht es für diese Änderung nebst der Anmeldung das Schreiben der Gemeinde in Kopie. 

K) Allgemeines zu den Belegen

  • Aus Protokollen müssen neben den im Handelsregister einzutragenden Beschlüssen und/oder Wahlergebnissen die Firma, Ort und Datum, Angaben zur Beschlussfähigkeit bzw. der Kreis der Teilnehmenden – insbesondere der oder die Vorsitzende und der oder die Protokollführer/in – hervorgehen. Weiter müssen Protokolle durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende und durch den Protokollführer oder die Protokollführerin unterzeichnet werden. [Dieser Mindestinhalt gilt auch für Protokollauszüge.]
  • Die Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch sämtliche Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer ersetzt ein entsprechendes Protokoll der Geschäftsführungssitzung
  • Protokoll der Gesellschafterversammlung
    Die Mitunterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch sämtliche Gesellschafterinnen und Gesellschafter ersetzt ein entsprechendes Protokoll der Gesellschafterversammlung. Dies gilt nicht bei einer öffentlichen Urkunde.
  • Wahlannahmeerklärung
    Wird im Protokoll die Wahlannahme festgehalten, muss keine separate Wahlannahmeerklärung beigefügt werden.
  • Löschung auf eigenes Begehren (Selbstanmeldung) für Geschäftsführung (nicht für Gesellschafter), Revisionsstelle und weitere Zeichnungsberechtigte.
    Für die Löschung auf eigenes Begehren gem. Art. 938b OR benötigen wir eine Anmeldung, unterzeichnet durch die betroffene Person (Art. 17 Abs. 2 lit. a. HRegV) sowie ein Doppel des Demissionsschreibens, welches an die Firma gerichtet ist.

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