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Einzureichende Belege für Personalmutationen

Anmeldung

Für eine Änderung im Handelsregister benötigen wir immer eine Anmeldung Art. 16 HRegV an das Handelsregisteramt mit einer Auflistung sämtlicher einzutragenden Änderungen.

Diese Anmeldung muss durch zwei Mitglieder des Verwaltungsrates oder von einem Mitglied des Verwaltungsrates mit Einzelunterschrift unterzeichnet werden Art. 17 HRegV.

Belege

Sämtliche Belege müssen der Anmeldung gemäss Art. 20 HRegV immer im Original oder in notariell beglaubigter Kopie beigelegt werden.

Belege, die eingereicht werden sind öffentlich. Wer Belege einreicht, sollte sich demzufolge dieser Öffentlichkeit bewusst sein. Wir empfehlen Ihnen, nur Belege einzureichen, die den für die Eintragung erforderlichen Inhalt aufweisen.

Welche Belege müssen eingereicht werden:

A) Neuwahl von Mitgliedern des Verwaltungsrates mit Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl als Mitglied des Verwaltungsrates hervorgeht.
  • Protokoll der Verwaltungsratssitzung, aus welchem die Art der Zeichnung (z.B. Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift zu zweien) und gegebenenfalls die Wahl zum Präsidenten, Delegierten oder einer anderen Funktion beschlossen wurde.
  • Beglaubigung der Unterschrift; notariell beglaubigt oder Zeichnung am Schalter des Handelsregisteramtes des Kantons Bern
  • Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Pass, ID oder ausländischer Pass, ausländischer Personalausweis), sofern die Beglaubigung nicht sämtliche Angaben gemäss Art. 24b HRegV enthält.

B) Neuwahl von Mitgliedern des Verwaltungsrates ohne Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl als Mitglied des Verwaltungsrates hervorgeht.
  • Protokoll der Verwaltungsratssitzung, aus welchem die Wahl zum Präsidenten, Delegierten oder einer anderen Funktion beschlossen wurde.
  • Wahlannahmeerklärung, wenn diese nicht aus dem Protokoll der Generalversammlung hervorgeht.
  • Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Pass, ID oder ausländischer Pass, ausländischer Personalausweis).

C) Abwahl, Rücktritt oder Tod von Mitgliedern des Verwaltungsrates

Ein Mitglied des Verwaltungsrates kann einerseits von der Generalversammlung jederzeit abgewählt werden. Andererseits kann ein Verwaltungsrat gegenüber der Gesellschaft den Rücktritt als Mitglied des Verwaltungsrates erklären.

1. Abwahl durch Generalversammlung:

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Abwahl des Verwaltungsratsmitgliedes hervorgeht.

2. Rücktritt:

  • Protokoll der Generalversammlung, in welchem der Rücktritt des Verwaltungsratsmitgliedes festgestellt wird
  • oder Rücktrittsschreiben des zurückgetretenen Verwaltungsratsmitgliedes, welches an die Gesellschaft gerichtet ist.
  • oder Mitunterzeichnung der Anmeldung
  • oder Protokoll der Verwaltungsratssitzung (oder Zirkulationsbeschluss), in welchem der Rücktritt ausdrücklich festgestellt wird.

3. Tod:

  • Lediglich eine Anmeldung mit Erklärung des Ausscheidungsgrundes (infolge Todes).

D) Änderung des persönlichen Wohnsitzes, des Heimatortes oder des Namens

  • Lediglich eine Anmeldung, unterschrieben von zwei Mitgliedern des Verwaltungsrates oder einem Mitglied mit Einzelunterschrift. Es genügt auch die alleinige Unterzeichnung der Anmeldung durch die betroffene Person.
  • Bei Namensänderung muss die Unterschrift neu beglaubigt werden.
  • Heimatortsänderungen oder der Wechsel der Staatsangehörigkeit sind zu belegen (amtliche Dokumente, notarielle Feststellung).

E) Wahl von Direktoren, Geschäftsführern, Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

  • Protokoll der Verwaltungsratssitzung, an welcher die entsprechenden Personen ernannt und ihnen die Funktionen und Unterschriftsberechtigungen zugewiesen wurden.
  • Beglaubigung der Unterschrift: Jede neu gewählte Person, welche zeichnungsberechtigt ist und deren Unterschrift noch nicht für die entsprechende Rechtseinheit beim Handelsregisteramt des Kantons Bern gezeichnet ist, muss eine Unterschriftsbeglaubigung einreichen.

F) Löschung von Direktoren, Geschäftsführern, Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

G) Eintrag oder Wechsel der Revisionsstelle

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl der Revisionsstelle hervorgeht.
  • Wahlannahmeerklärung der neuen Revisionsstelle oder direkte Wahlannahmeerklärung im Generalversammlungsprotokoll.

H) Firmaänderung oder Sitzverlegung der Revisionsstelle

I) Behördliche Umadressierung

  • Ändert sich die Domiziladresse der Gesellschaft durch eine behördliche Umadressierung der Gemeinde, braucht es für diese Änderung nebst der Anmeldung ein entsprechendes Schreiben der Gemeinde in Kopie.

J) Allgemeines zu den Belegen

  • Aus Protokollen müssen neben den im Handelsregister einzutragenden Beschlüssen und/oder Wahlergebnissen die Firma, Ort und Datum, Angaben zur Beschlussfähigkeit bzw. der Kreis der Teilnehmenden – insbesondere der oder die Vorsitzende und der oder die Protokollführer/in – hervorgehen. Weiter müssen Protokolle durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende und durch den Protokollführer oder die Protokollführerin unterzeichnet werden. [Dieser Mindestinhalt gilt auch für Protokollauszüge.]
  • Protokoll der Verwaltungsratssitzung
    Die Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch sämtliche Verwaltungsratsmitglieder ersetzt ein entsprechendes Verwaltungsratsprotokoll, nicht aber das Generalversammlungsprotokoll.
  • Wahlannahmeerklärung
    Wird im Protokoll die Wahlannahme festgehalten, muss keine separate Wahlannahmeerklärung beigefügt werden.
  • Löschung auf eigenes Begehren (Selbstanmeldung)
    Für die Löschung auf eigenes Begehren gem. Art. 938b OR benötigen wir eine Anmeldung, unterzeichnet durch die betroffene Person Art. 17 Abs. 2 lit. a. HRegV sowie ein Doppel des Demissionsschreibens, welches an die Firma gerichtet ist.

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