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Einzureichende Belege für Personalmutationen

Anmeldung

Für eine Änderung im Handelsregister benötigen wir immer eine Anmeldung Art. 16 HRegV an das Handelsregisteramt mit einer Auflistung sämtlicher einzutragenden Änderungen.

Diese Anmeldung muss durch zwei Mitglieder des Vorstandes oder von einem Mitglied des Vorstandes mit Einzelunterschrift unterzeichnet werden Art. 17 HRegV.

Belege

Sämtliche Belege müssen der Anmeldung gemäss Art. 20 HRegV immer im Original oder in notariell beglaubigter Kopie beigelegt werden.

Belege, die eingereicht werden sind öffentlich. Wer Belege einreicht, sollte sich demzufolge dieser Öffentlichkeit bewusst sein. Wir empfehlen Ihnen, nur Belege einzureichen, die den für die Eintragung erforderlichen Inhalt aufweisen. 

Welche Belege müssen eingereicht werden:

A) Neuwahl von Mitgliedern des Vorstandes mit Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl als Mitglied des Vorstandes hervorgeht.
  • Protokoll der Vorstandssitzung, aus welchem die Art der Zeichnung (z.B. Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift zu zweien) und gegebenenfalls die Wahl zum Präsidenten oder einer anderen Funktion beschlossen wurde.
  • Beglaubigung der Unterschrift; notariell beglaubigt oder Zeichnung am Schalter des Handelsregisteramtes des Kantons Bern
  • Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Pass, ID oder ausländischer Pass, ausländischer Personalausweis), sofern die Beglaubigung nicht sämtliche Angaben gemäss Art. 24b HRegV enthält.

B) Neuwahl von Mitgliedern des Vorstandes ohne Zeichnungsberechtigung

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl als Mitglied des Vorstandes hervorgeht.
  • Protokoll der Vorstandssitzung, aus welchem die Wahl zum Präsidenten oder einer anderen Funktion beschlossen wurde.
  • Wahlannahmeerklärung, wenn diese nicht aus dem Protokoll der Generalversammlung hervorgeht.
  • Kopie eines gültigen Ausweisdokuments (Pass, ID oder ausländischer Pass, ausländischer Personalausweis)

C) Abwahl, Rücktritt oder Tod von Mitgliedern des Vorstandes

Ein Mitglied des Vorstandes kann einerseits von der Generalversammlung jederzeit abgewählt werden. Andererseits kann ein Mitglied des Vorstandes gegenüber dem Verein den Rücktritt als solches erklären.

1. Abwahl durch die Generalversammlung:

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Abwahl des Vorstandsmitgliedes hervorgeht.

2. Rücktritt:

  • Protokoll der Generalversammlung, in welchem der Rücktritt des Vorstandsmitgliedes festgestellt wird.
  • oder Rücktrittsschreiben des zurückgetretenen Vorstandsmitgliedes, welches an die Gesellschaft gerichtet ist.
  • oder Mitunterzeichnung der Anmeldung.
  • oder Protokoll der Vorstandssitzung (oder Zirkulationsbeschluss), in welchem der Rücktritt ausdrücklich festgestellt wird.

3. Tod:

  • Lediglich eine Anmeldung mit Erklärung des Ausscheidungsgrundes (infolge Todes).

D) Änderung des persönlichen Wohnsitzes, des Heimatortes oder des Namens

  • Lediglich eine Anmeldung, unterschrieben von zwei Mitgliedern des Vorstandes oder einem Mitglied mit Einzelunterschrift. Es genügt auch die alleinige Unterzeichnung der Anmeldung durch die betroffene Person.
  • Bei Namensänderung muss die Unterschrift neu beglaubigt werden.
  • Heimatortsänderungen oder der Wechsel der Staatsangehörigkeit sind zu belegen (amtliche Dokumente, notarielle Feststellung).

E) Wahl von Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

  • Protokoll der Vorstandssitzung, an welcher die entsprechenden Personen ernannt und ihnen die Funktionen und Unterschriftsberechtigungen zugewiesen wurden.
  • Beglaubigung der Unterschrift: Jede neu gewählte Person, welche zeichnungsberechtigt ist und deren Unterschrift noch nicht für die entsprechende Rechtseinheit beim Handelsregisteramt des Kantons Bern gezeichnet ist, muss eine Unterschriftsbeglaubigung einreichen.

F) Löschung von Prokuristen und anderen zeichnungsberechtigten Personen

G) Eintrag oder Wechsel der Revisionsstelle

  • Protokoll der Generalversammlung, aus welchem die Wahl der Revisionsstelle hervorgeht.
  • Wahlannahmeerklärung der neuen Revisionsstelle oder direkte Wahlannahmeerklärung im Generalversammlungsprotokoll.

H) Firmaänderung oder Sitzverlegung der Revisionsstelle

I) Behördliche Umadressierung

  • Ändert sich die Domiziladresse des Vereins durch eine behördliche Umadressierung der Gemeinde, braucht es für diese Änderung nebst der Anmeldung das Schreiben der Gemeinde in Kopie. 

J) Allgemeines zu den Belegen

  • Aus Protokollen müssen neben den im Handelsregister einzutragenden Beschlüssen und/oder Wahlergebnissen die Firma, Ort und Datum, Angaben zur Beschlussfähigkeit bzw. der Kreis der Teilnehmenden – insbesondere der oder die Vorsitzende und der oder die Protokollführer/in – hervorgehen. Weiter müssen Protokolle durch den Vorsitzenden oder die Vorsitzende und durch den Protokollführer oder die Protokollführerin unterzeichnet werden. [Dieser Mindestinhalt gilt auch für Protokollauszüge.]
  • Protokoll der Vorstandssitzung
    Die Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch sämtliche Vorstandsmitglieder ersetzt ein entsprechendes Vorstandsprotokoll, nicht aber das Generalversammlungsprotokoll.
  • Wahlannahmeerklärung
    Wird im Protokoll die Wahlannahme festgehalten, muss keine separate Wahlannahmeerklärung beigefügt werden.
  • Löschung auf eigenes Begehren (Selbstanmeldung)
    Für die Löschung auf eigenes Begehren gem. Art. 938b OR benötigen wir eine Anmeldung, unterzeichnet durch die betroffene Person (Art. 17 Abs. 2 lit. a. HRegV) sowie ein Doppel des Demissionsschreibens, welches an den Verein gerichtet ist.

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